Briefing Pagi

Beberapa tahun belakangan ini, sebagian besar unit bisnis kami sudah melakukan morning briefing atau shift briefing ( bagi yang bekerja shift ) setiap akan mengawali aktivitas bekerja. Briefing ini sebaiknya dilakukan dengan pesan inti atau agenda yang jelas, disampaikan secara singkat, sekitar 10 sampai 15 menit. 

Sesuai dengan arti kata “ brief ”, yaitu pendek, singkat, maka pesan tersebut harus singkat, padat dan jelas. Yang perlu dicapai adalah menyatukan persepsi kerja, komunikasi dua arah atau interaktif untuk mendeteksi masalah secara dini, memberikan semangat dan melatih sikap, pikiran dan perilaku anggota tim. 

Mengevaluasi tugas sebaiknya tidak dimasukkan sebagai agenda, karena akan memakan waktu lebih lama, tetapi diagendakan tersendiri. Proses evaluasi adalah membahas sesuatu yang sudah terjadi, sedangkan briefing pagi adalah lebih bersifat preventif atau mengantisipasi berbagai kemungkinan kesalahan yang mungkin muncul. Jadi tujuan utama briefing pagi adalah memberikan arahan atau panduan ke depan, supaya bisa bekerja lebih efektif dan produktif.

Setiap atasan langsung sebaiknya memahami bahwa briefing juga sebagai sarana untuk mendidik pikiran, motivasi, sikap dan perilaku karyawan. Anda pasti setuju dengan saya, bila semua masalah teknis yang terjadi, seringkali ditimbulkan oleh masalah-masalah non teknis seperti perilaku negatif, kebiasaan buruk, tidak efektif dan kontra produktif dari manusianya.

Sebagai panduan dalam menyelenggarakan briefing yang baik dan efektif,  setiap briefing sebaiknya dapat mencakup beberapa hal :

Core Briefing ( Arahan Inti ) adalah tentang apa yang mau disampaikan tentang inti dari pola pikir, sikap, perilaku, kebiasaan atau nilai-nilai yang perlu dilatih, diajarkan dan ditanamkan kepada tim kerja. Misalkan tentang “ Kenapa harus mencapai target ?”, “ Menyamakan persepsi tentang tugas “, atau “ Tentang Efektivitas dan Produktivitas Kerja “, dan lain-lain.

Apa yang harus dilakukan ?  Bagian ini bisa berisi tips-tips atau kiat-kiat praktis dan singkat yang perlu dilakukan untuk menerapkan pesan inti, bisa berupa diskusi interaktif antar anggota tim sehingga diperoleh cara yang terbaik mencapai tujuan berdasarkan hasil kesepakatan.

Penjelasan lebih lanjut.  Bagian ini adalah untuk memperdalam pembahasan dengan seluruh anggota tim. Anda bisa membahas bagian ini di kesempatan briefing berikutnya.  Satu topik boleh dibahas berulang-ulang dari sudut tinjauan yang berbeda, untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik.

Kisah inspiratif. Cerita atau ilustrasi tetap merupakan cara penyampaian terbaik yang disukai oleh semua orang. Pesan inti yang ingin Anda sampaikan akan lebih mudah diserap, dipahami dan dimengerti oleh setiap orang. Gunakan kisah inspirasi singkat yang sesuai dengan pokok bahasan untuk mendukung pesan yang ingin disampaikan.

Jika Anda ingin menghendaki setiap anggota tim Anda lebih produktif dan berprestasi, pimpinlah pikirannya, bukan tindakannya. Pengaruhilah sikap perilakunya, bukan hanya menegur orangnya. Bentuklah kebiasaan kerjanya, jangan hanya memarahi hasil kerjanya.  Seorang pemimpin harus menempatkan briefing pagi sebagai agenda maha penting untuk mencapai kinerja yang maksimal setiap hari. Selamat berbriefing dengan lebih baik dan efektif !

Salam SUKSES, HIDUP LUAR BIASA.